Sjablonen vormen de basis van het documentgeneratieproces. U kunt een sjabloon maken door een Microsoft Word-bestand (DOCX of DOC), OpenDocument-bestand (ODT) of platte tekst-bestand (TXT) te uploaden.
Geef een naam aan uw sjabloon, of laat het veld leeg om de naam van het geüploade sjabloonbestand over te nemen.
Bereid uw sjabloon voor met merge-tags zoals [Bedrijfsnaam], [Subtotaal], enz.
Weet u niet zeker of uw sjabloon klaar is om documenten te genereren? U kunt een voorbeeld van het sjabloon bekijken en controleren of de merge-tags correct zijn ingesteld. Spoor mogelijke fouten op voordat u de definitieve documenten genereert.
De merge-tags worden automatisch gedetecteerd. Klik erop om ze in het sjabloon te markeren.
Niet-gesloten tags worden bijvoorbeeld als ongeldig weergegeven. Ze moeten worden hersteld om een geldig sjabloon te krijgen.
U kunt de sjabloon-instellingen aanpassen, zoals de naam of de scheidingstekens van de tags. Als u wijzigingen aanbrengt in de inhoud van uw sjabloon, kunt u eenvoudig het bijgewerkte bestand opnieuw uploaden om bij het genereren van documenten de laatste versie te gebruiken.
Als de scheidingstekens onjuist zijn, kunt u ze handmatig wijzigen zodat ze overeenkomen met uw tagformaat.
Als u wijzigingen wilt aanbrengen in het sjabloon, kunt u een nieuw bestand uploaden in het blauwe gebied.
De eerste stap is het aanleveren van de data die voor de mailmerge wordt gebruikt. Voor elk gegevenselement wordt een PDF-document gegenereerd op basis van het sjabloon, door de merge-tags te vervangen door de daadwerkelijke data.
U kunt een Excel-bestand gebruiken (XLSX of XLS), maar ook een ODS-, CSV- of zelfs een TSV-bestand.
U kunt doorgaan met alle rijen uit het bestand, of alleen de rijen selecteren die u wilt gebruiken.
Als u technischer onderlegd bent, is het ook mogelijk om de data aan te leveren in JSON, wat staat voor JavaScript Object Notation en een lichtgewicht formaat is voor het opslaan en verzenden van data via het web.
De JSON-data moet een geldige array van objecten zijn, waarbij elk object een gegevenselement voorstelt.
Voor elk gegevenselement dat in de JSON-array is opgegeven, wordt een document gegenereerd.
Met de geavanceerde samenvoegopties kunt u PDF-documenten genereren voor elk zakelijk gebruiksscenario. Als snelheid een belangrijke factor is, verdient het aanbeveling om het Microsoft Word-exportformaat (DOCX) te gebruiken, omdat dit sneller is.
Standaard worden documenten gegenereerd in PDF, maar u kunt het exportformaat wijzigen.
U kunt ervoor kiezen om na elk document dat voor een gegevenselement wordt gegenereerd een pagina-einde toe te voegen.
Voordat u het document genereert, kunt u nogmaals controleren of het exportformaat en het aantal gegevenselementen correct zijn. U kunt uw document ook een naam geven om het te onderscheiden van de andere gegenereerde documenten.
Idealiter geeft u uw document een specifieke naam , gerelateerd aan de brongegevensset.
De gegenereerde documenten worden veilig opgeslagen en kunnen worden bekeken, gedownload of verwijderd.
